個人情報保護制度のあらまし（令和5年4月1日から）

　市では、基本的人権を擁護するうえで個人情報の保護が重要であることに鑑み、個人情報の適正な取扱いの確保と市の保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止を請求する権利を保障することにより、個人の権利利益の保護と市政の公正かつ適正な運営のため、京都市個人情報保護条例（以下「条例」といいます。）を制定し、適正な運用に努めてきました。

　この度、個人情報の保護に関する法律（以下「法」といいます。）が改正され、これまで独自に個人情報保護条例で制度を運用していた全ての地方公共団体の機関が、令和5年4月1日から法の直接適用を受けることとなりました。

　令和5年4月からは、法と条例に基づき、引き続き、個人の権利利益の保護と市政の公正かつ適正な運営を推進します。

　法は、デジタル社会の進展という状況下において、個人情報を取り扱う事業者及び行政機関等における個人情報の適正な取扱いに関する義務の遵守や個人情報の適切かつ効果的な活用に関する施策の展開を通じ、個人情報を取り扱う事業者及び行政機関等の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的としています。

　法では、地方公共団体の機関の個人情報の取扱いに関して、次のようなルールを定めています。

・法令の定めに従い適法に行う事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、保有する。

・利用目的を、具体的かつ個別的に特定する。

・利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有してはならない。

・直接書面に記録された個人情報を取得するときは、本人に利用目的をあらかじめ明示する。

・偽りその他不正な手段により個人情報を取得してはならない。

・違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用してはならない。

・苦情等に適切、迅速に対応する。

・過去又は現在の事実と合致するよう努める。

・漏えい等が生じないよう、安全に管理する。

・従業者、委託先にも安全管理を徹底する。

・国の規則で定める漏えい等が生じたときには、個人情報保護委員会に対して報告を行うとともに、本人へ通知を行う。

・利用目的以外のために自ら利用又は提供してはならない。

・外国にある第三者に提供する場合は、当該提供について、本人へ参考情報を提供したうえで、あらかじめ同意を得る。

・本人から開示等の請求があった場合はこれに対応する。

・個人情報ファイル簿を作成・公表する。

　法では、行政機関等が保有する個人情報ファイル（※）について、その存在や概要を明らかにすることで、透明性の確保や保有個人情報の適正な管理、利用実態を的確に本人が把握することを目的として、一定の要件に該当する個人情報ファイルを保有する際に、保有する個人情報ファイルの概要を示した「個人情報ファイル簿」を作成し、公表することが義務付けられています。

※個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって以下のいずれかに該当するものをいいます。

（1）一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電算処理ファイル）

（2）一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（マニュアル処理ファイル）

　条例では、個人情報ファイル簿の作成・公表の対象とならない保有個人情報についても、保有個人情報の取扱状況を示す独自の帳簿（個人情報取扱事務帳簿）を作成し、公表することとしています。

個人情報ファイル簿及び個人情報取扱事務帳簿は、以下からご覧いただけます。

　個人情報ファイル簿・個人情報取扱事務帳簿

　市が保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を求めることができる制度です。情報公開条例による公文書公開請求の場合、請求者本人の情報であっても、個人情報であれば、原則として非公開となりますので、自己の情報の開示を求める場合は、こちらの制度をご利用いただくことが適当です。

　請求に当たっては、請求する保有個人情報のご本人様であることの確認が必要です。

　開示請求等により開示を受けた保有個人情報の内容が事実でないと思慮する時に、その内容について訂正を求めることができる制度です。

　開示請求等により開示を受けた保有個人情報について、市が、適法に取得していない、利用目的の範囲を超えて保有している、利用目的以外の目的で利用・提供していると思慮する時に、その利用の停止を求めることができる制度です。

　開示、訂正、利用停止の請求に対する決定内容（開示された内容や訂正された内容など）や、請求に対する決定が行われないことに対して、不服がある時には、行政不服審査法の規定に基づき、審査請求を行うことができます。

　保有個人情報の開示・訂正・利用停止の請求について

　行政機関等が保有する個人情報の効果的な利活用が、新たな産業の創出、活力ある経済社会や豊かな国民生活の実現に資するものであることを踏まえ、個人の権利利益の保護に支障がない範囲で、法に基づき、事業者からの利活用に関する提案を募集し、市が審査のうえ、行政機関等匿名加工情報を作成し、事業者に当該情報の提供を行う制度です。

　行政機関等匿名加工情報提供制度について

　個人情報保護委員会は、個人情報（特定個人情報を含む。）の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するため、個人情報の適正な取扱いの確保を図ることを任務とする、独立性の高い、国の機関です。

　法の一元的な所管となり、基本方針の策定、民間事業者や行政機関等の個人情報の取扱に関する監視・監督、相談・苦情あっせん等に関する事務等を行っています。

　個人情報保護委員会ホームページ

　個人情報保護委員会が設置する、法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えする総合的な案内所です。

電話：03－6457－9849

受付時間：9：30～17：30（土日祝日及び年末年始を除く）

　個人情報保護法相談ダイヤルホームページ

　法は、個人情報を取り扱う全ての事業者が適用の対象とされており、この事業者には、自治会や同窓会等の非営利組織も該当します。

　町内会なども法の適用対象となりますが、適切に取り扱われていれば問題ありませんので、町内会などで名簿を取り扱う際の注意点をご紹介します。

1：集める前

・名簿の利用目的をあらかじめ特定する。（利用目的の特定）

2：集めるとき

・本人から書面で取得する場合には、本人に対して利用目的を明示する。（利用目的の通知・公表）

3：保管するとき

・集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。（安全管理措置）

・集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。（訂正の手続き）

4：第三者へ提供するとき

・本人以外の者に提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。（本人同意の取得）

※災害発生時の安否確認や名簿作成を委託業者に依頼する場合などは、本人の同意を得ることなく提供することができます。

・提供先などを記録し、一定期間保管する。（提供に関する記録義務）

・個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。（委託先の監督）

詳細については、個人情報保護委員会の広報資料を御参照ください。

　会員名簿を作るときの注意事項（個人情報保護委員会）