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京都市個人情報の保護に関する事務取扱要綱

ページ番号84691

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2018年10月12日

第1 趣旨


京都市個人情報保護条例(以下「条例」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは,別に定めがある場合を除き,この要綱の定めるところにより行うものとする。

第2 個人情報取扱事務の届出手続


1 事務を開始する場合の届出手続
(1) 個人情報取扱事務(以下「事務」という。)の開始の届出は,当該事務を所管している課等(以下「所管課等」という。)の長が,局等の庶務担当課を経由して,個人情報取扱事務開始届(京都市個人情報保護条例施行規則(以下「施行規則」という。)第1号様式。以下「開始届」という。)を総合企画局情報化推進室(以下「情報化推進室」という。)に提出することにより行うものとする。
(2) 情報化推進室は,開始届が提出されたときは,その記入内容を確認するとともに,必要に応じて,記入事項について,所管課等と協議するものとする。
(3) 情報化推進室は,提出された開始届に基づき,目録を作成し,情報化推進室に備え置くとともに,各所管課等に送付するものとする。

2 届出に係る事項を変更し,又は届出に係る事務を廃止した場合の届出手続
(1) 届出に係る事項の変更又は届出に係る事務の廃止の届出は,個人情報取扱事務変更・廃止届(施行規則第2号様式。以下「変更・廃止届」という。)を情報化推進室に提出することにより行うものとする。
(2) 情報化推進室は,変更・廃止届が提出されたときは,その記入内容を確認するとともに,必要に応じて,記入事項について,所管課等と協議するものとする。
(3) 情報化推進室は,⑵に定める確認,協議の結果を踏まえ,次の方法により届出に係る事項を変更し,又は届出に係る事務の廃止の手続を行うものとする。
ア 届出に係る事項の変更
届出に係る事項を変更した事務の部分を含む目録を新たに作成したうえで,新たな目録の備考欄に届出事項を変更した年月日及び情報管理課長が適当と認める変更事項を記入し,差し替えるものとする。
イ 届出に係る事務の廃止
「廃止」欄の□にレ印を記入し,備考欄に事務を廃止した年月日を記入するものとする。
(4) 情報化推進室は,届出に係る事項を変更した場合は,所管課等の長に対し,変更後の目録の写しを送付するものとする。

3 審議会への報告
情報化推進室は,届出に係る事項を記載した目録を作成し,又は届出に係る事項を変更し,若しくは届出に係る事務の廃止処理を行ったときは,届出に係る事項その他必要な事項について,遅滞なく京都市情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に報告するものとする。

4 目録の閲覧
目録は,組織順に整理し,総合企画局情報化推進室情報公開コーナー(以下「情報公開コーナー」という。)において一般の閲覧に供するものとする。

5 開始届等の記入事項
(1) 開始届の記入事項
ア 「共通」,「事務所等共通」,「固有」欄について
各実施機関内の各課等において共通に処理している事務の場合は「共通」,各実施機関内の複数の事業所等において共通に処理している事務の場合は「事務所等共通」,各課等において独自に処理している固有の事務の場合は「固有」とし,それぞれ該当する□にレ印を記入するものとする。
イ 「事務を所掌する組織の名称」欄について
共通事務については,「各課等」と記入し,事務所等共通については,「各○○事務所」等,当該事務の所管課等が分かるように記入するものとする。
また,固有事務については,当該事務の所管課等の名称を記入するものとする。
ウ 「事務の名称」欄について
具体的かつ簡潔な名称とするものとする。
なお,各事務の単位については,公文書分類表の第3分類,京都市事務分掌規則等を参考に,原則として係単位を更に細分化した単位とするものとする。
エ 「事務の目的」欄について
当該事務の目的,内容が明確に把握できるように記入するものとする。
オ 「個人情報の対象者の範囲」欄について
対象となる個人の範囲,基準を分かりやすく記入するものとする。
カ 「個人情報の項目」欄について
当該事務で取り扱っている個人情報のすべての項目の□にレ印を記入するものとする。
キ 「個人情報の処理形態」欄について
該当する処理形態の□にレ印を記入するものとする。
ク 「個人情報の収集先」欄について
個人情報の収集先が本人である場合は,「本人」の□にレ印を記入し,個人情報の収集先が本人以外の場合は,「本人以外」の□にレ印を記入するとともに,条例第6条第2項の何号に該当するかを記入し,更に該当する収集先の□にレ印を記入するものとする。
ケ 「個人情報の経常的な目的外利用・提供先」欄について
個人情報を経常的に,目的外に利用又は提供することがない場合は,「無」の□にレ印を記入するものとする。
個人情報を経常的に,目的外に利用又は提供している場合は,「有」の□にレ印を記入するとともに,条例第8条第1項の何号に該当するかを記入し,更に該当する利用又は提供先の□にレ印を記入するものとする。
なお,「経常的」とは,「常に」又は「定期的」の意味で,目的外の利用又は提供が常に行われている場合をいい,発生する可能性があるという程度の場合は含まないものとする。
コ 「個人番号の利用・特定個人情報の提供」欄について

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)第9条第2項の規定に基づき,個人番号の利用(特定個人情報の機関内での移転)を行う場合は「個人番号の利用」の□内にレ印を記入するものとする。

番号法第19条第9号の規定に基づき,本市の他の機関に特定個人情報の提供を行う場合は「特定個人情報の提供」の□内にレ印を記入するものとする。

サ 「備考」欄について
(ア)「その他」の□にレ印を記入した場合は,その説明
(イ) その他参考となる事項
を記入するものとする。
(2) 変更・廃止届の記入事項
ア 「届出の区分」欄について
届出に係る内容に応じ,「変更」又は「廃止」の□にレ印を記入するものとする。
イ 「変更又は廃止の年月日」欄について
届出に係る事項を変更し,又は届出に係る事務を廃止した年月日を記入するものとする。
ウ 「変更の内容」欄について
変更の内容が容易に把握できるよう記入するものとする。
エ その他の欄については,開始届に準じて記入するものとする。

第3 個人情報管理責任者


1 個人情報管理責任者
個人情報管理責任者は,実施機関が市長にあっては京都市公文書取扱規程に定める文書管理責任者を,実施機関が市長以外のものにあってはこれに準じるものをもって充てるものとする。

2 個人情報管理責任者の責務
個人情報管理責任者は,所属における個人情報の適正な管理について責任を負うとともに,個人情報の保護に関し,所属職員を指揮監督するものとする。

第4 個人情報の開示,訂正及び利用停止の請求の窓口等


1 個人情報の開示,訂正及び利用停止の請求の窓口

個人情報の開示,訂正及び利用停止の請求の受付は,情報公開コーナーにおいて行うものとする。

ただし,本市が設立した地方独立行政法人が保有する個人情報に係る請求の受付は,当該地方独立行政法人においても行うことができるものとする。

2 受付時間
個人情報の開示,訂正及び利用停止の請求の受付時間は,午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時までとする。

第5 個人情報の開示事務


1 開示請求の相談等

(1) 開示請求の相談
情報化推進室においては,個人情報の開示に係る相談に応じるとともに,開示請求をしようとする者に対しては,その内容が個人情報の開示に係るものであるかどうかを判断し,開示請求をすることができない場合は,その旨を説明する等,適切な対応を行うものとする。
また,条例第2条第6号アただし書により公文書から除外され,開示請求の対象とならない場合及び条例第40条各項に規定する個人情報で,条例の規定が適用されない場合については,その旨を説明する等適切な対応を行うものとする。
(2) 各課等の対応
各課等に,直接,個人情報の開示請求に係る問い合わせ等があった場合は,各課等において開示請求に係る個人情報の有無の確認あるいは特定をしたうえで,情報公開コーナーにおいて開示請求を受け付ける旨を案内するとともに,情報公開コーナーに連絡するものとする。

2 開示請求の受付
(1) 本人又は本人の代理人であることの確認
ア 本人であることの確認
開示請求者が当該開示請求に係る個人情報の本人であることの確認は,開示請求者が提出し,又は提示する書類で行うものとするが,その書類とは,施行規則第5条に規定する次の書類である。
なお,開示請求に係る個人情報の本人であることが確認できない場合は,個人情報開示請求書(施行規則第3号様式。以下「開示請求書」という。)を受理することができないものとする。
(ア) 健康保険の被保険者証
(イ) 運転免許証
(ウ) 旅券
(エ) 在留カード又は特別永住者証明書(出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(平成21年法律第79号)附則第15条第1項又は同法附則第28条第1項により在留カード又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書を含む。)

(オ) 個人番号カード
(カ) 住民基本台帳カード
(キ) その他請求者の氏名及び住所が記載されている書類で総合企画局プロジェクト・情報化担当局長が定めるもの

 「総合企画局プロジェクト・情報化担当局長が定めるもの」は,氏名及び住所の記載のある身分証明書等とする。
イ 本人の法定代理人であることの確認
開示請求者が当該開示請求に係る個人情報の本人の法定代理人であることの確認は,開示請求者が提出し,又は提示する次の書類で行うものとする。

(ア)法定代理人(法定代理人が法人の場合は,法人の代表者又はその委任を受けた者)に係る上記アの書類

(イ)本人の戸籍の謄本若しくは抄本,後見登記等に関する法律第10条第1項に規定する登記事項証明書又は後見開始の審判書謄本及び審判確定証明書

(ウ)法定代理人が法人の場合は,法人の代表者の資格,氏名及び住所が記載された登記事項証明書

(エ)法定代理人である法人の代表者から委任を受けた者が請求を行う場合は,法人の代表者の委任状及び印鑑証明書

また,アの場合と同様に,開示請求に係る個人情報の本人の法定代理人であることが確認できない場合は,開示請求書を受理することができないものとする。
ウ 本人の任意代理人であることの確認
開示請求者が当該開示請求に係る個人情報の本人の任意代理人であることの確認は,開示請求者が提出し,又は提示する次の書類で行うものとする。
(ア) 任意代理人(任意代理人が法人の場合は,法人の代表者又はその委任を受けた者)に係る上記アの書類
(イ) 本人の委任状
(ウ) 本人に係る上記アの書類又はその書類を複写機により複写したもの
(エ) 任意代理人が法人の場合は,法人の代表者の資格,氏名及び住所が記載された登記事項証明書
(オ) 任意代理人である法人の代表者から委任を受けた者が請求を行う場合は,法人の代表者の委任状及び印鑑証明書)
また,アの場合と同様に,開示請求に係る個人情報の本人の任意代理人であることが確認できない場合は,開示請求書を受理することができないものとする。
エ 本人の意思確認
代理人による開示請求の場合,条例第14条第2項第1号において,本人が反対の意思を表示したときは開示請求ができないこととされているが,当該本人の意思確認については,次の⑵に掲げる場合を除き,開示請求の段階でなく,条例第16条第1号(被代理人の権利利益を保護するために開示できない被代理人に関する情報)の該当性を判断する中で,必要に応じて行うものとする。
(2) 任意代理人から特定個人情報の開示請求があった場合における本人への通知
任意代理人から特定個人情報の開示の請求があったときは,その旨を任意代理人による特定個人情報の開示請求に関する通知書(施行規則第4号様式)により,本人に通知して,当該開示請求が本人の意思に基づくものでない場合にその意思を表示する機会を与えなければならない。
通知書に記載する申出の期限は,送付する日の翌日から起算して7日後とし,通知書には当該開示請求書の写しを添付するものとする。
期限までに申出がない場合は,請求に係る手続を進めることとし,請求が本人の意思に基づくものではないという申出があった場合は,当該請求を却下することとする。
(3) 個人情報の特定
開示請求に係る個人情報の特定については,開示請求者から,開示請求に係る個人情報の特定に必要な事項を十分聴き取るとともに,所管課等の職員の立会いを求めるなど,所管課等と十分連絡を取ることにより行うものとする。
(4) 開示請求書の提出
原則として,開示請求に係る個人情報が記録されている公文書1件につき1枚の開示請求書の提出を受けて,開示請求を受け付けるものとする。ただし,同一の所管課等に同一人から複数の開示請求があった場合等は,「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名又は当該個人情報の内容」欄に記入することができる範囲で,1枚の開示請求書の提出を受けて,開示請求を受け付けるものとする。
(5) 開示請求書の記入事項の確認
ア 「実施機関の名称」欄について
開示請求に係る個人情報に関する事務を所管する実施機関の名称が記入してあること。
イ 「請求者」の区分欄並びに「住所」及び「氏名」欄について
(ア) 本人又は法定代理人用の開示請求書にあっては,開示請求者の区分に応じ,「本人」又は「法定代理人」の□にレ印が記入してあること。
(イ) 本人又は本人の代理人であることの確認,条例第19条第1項又は第2項に規定する文書(以下「開示決定通知書等」という。)等の送付に必要であるため,正確に記入してあること。
(ウ) 住所について,代理人である請求者が法人である場合は,主たる事務所(本社,本店,本部等)の所在地が記入してあること。
(エ) 電話について,請求者が個人である場合は,本人に確実かつ迅速に連絡できる番号(自宅,勤務先,携帯電話等)が,代理人である請求者が法人である場合は,担当者に確実かつ迅速に連絡できる番号及び担当者名が記入してあること。
ウ 本人の「住所」及び「氏名」欄について
開示請求者が代理人の場合,開示請求に係る個人情報の本人の住所,氏名及び電話番号が正確に記入してあること。
エ 「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名又は当該個人情報の内容」欄について
開示請求に係る個人情報の特定に当たり重要であるため,当該個人情報が記録されている公文書を検索できる程度に具体的に記入してあること。
オ 「個人情報の開示の方法」欄について
開示請求者が希望する方法の□にレ印が記入してあること。
(6) 開示請求書の記入に形式上の不備がある場合の対応
ア 提出を受けた開示請求書の記入に形式上の不備がある場合は,速やかに開示請求者にその箇所を補正するよう求めるものとする。
なお,補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は,条例第20条第1項の規定により決定期間に算入しないものとする。

イ 開示請求者に対し,相当の期間を定めて当該開示請求者の補正を求めたにもかかわらず補正に応じないとき,又は開示請求者に連絡がつかない等の理由により,当該開示請求が条例に規定する要件を満たさず,適法でない場合は,開示請求を却下し,個人情報開示請求却下処分通知書(第1号様式)により通知するものとする。
(7) 開示請求の受付
提出を受けた開示請求書の記入に形式上の不備がない場合は,開示請求を受け付け,「本人又は法定代理人であることを確認した書類」欄(特定個人情報に係る任意代理人用の開示請求書にあっては,「任意代理人であることを確認した書類」欄及び「本人に関する書類」欄)にレ印又は必要な事項を記入して,開示請求書各葉に受付印を押し,副本1通を開示請求者に交付するとともに,次の事項について説明するものとする。
ア 請求の受付窓口において開示請求を受け付けた日(以下「受付日」という。)の翌日から起算して14日以内に,実施機関は,開示請求に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは,その旨の決定(以下「開示決定」という。)を,開示請求に係る個人情報の全部を開示しないとき(開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る個人情報を保有していないときを含む。以下同じ。)は,開示をしない旨の決定(以下「非開示決定」という。)を行い,その旨及び開示の実施に関する事項をできる限り速やかに通知すること。
イ ただし,正当な理由があるときは,開示決定及び非開示決定(以下「開示決定等」という。)をする期間(以下「開示決定等期間」という。)が満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することがあり,このときはその旨並びに延長する理由及び期間を個人情報開示決定等期間延長通知書(施行規則第10号様式)により通知すること。
ウ また,開示請求に係る個人情報が著しく大量であるため,受付日の翌日から起算して44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には,受付日の翌日から起算して44日以内に相当の部分について開示決定等をし,残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等をすることがあり,このときは,14日以内に個人情報開示決定等期間特例延長通知書(施行規則第11号様式)により通知すること。
エ 開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が含まれている場合は,当該第三者の意見を聴くことがあること。
オ 個人情報の開示の日時について,事前に連絡を取り調整したうえ,当該文書により通知すること。
カ 個人情報の開示の場所は,原則として,情報公開コーナーとするものであること。

 ただし,本市が設立した地方独立行政法人が保有する個人情報については,請求者の希望により,当該地方独立行政法人の窓口において開示を行うことができること。
(8) 送付による開示請求の手続
開示請求は,開示請求者が上記(7)カの開示場所に来庁することにより行うことを原則とするが,病気その他やむを得ない理由により来庁が困難な者については,送付による開示請求も受け付けるものとする。
この場合,本人又は本人の代理人であることの確認は,次の書類を提出させるほか,個人情報開示請求書を開示請求者が申告した住所又は居所に宛てて転送不要扱いで送付し,当該請求者自身が署名した当該請求書の提出を求めるなどの方法により慎重に行うものとする。

ア 本人であることの確認

(ア) (1)のアの書類を複写機により複写したもの

(イ) その者の住民票の写し,又は災害による一時的転居,海外長期滞在,国内短期滞在(外国人)等のやむを得ない理由により,住民票の写しを提出できないか,若しくは住民票の写しに記載された住所と開示請求書記載の住所が異なる場合は,次の書類のいずれかであって,開示請求書の住所と記載が一致するもの(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

 a 在外公館の発行する在留証明

 b 開示請求書に記載された氏名及び住所が明示された配達済みの郵便物

 c 開示請求者が所在している施設の管理者が発行した居住証明書や宿泊証明書等

イ 本人の法定代理人であることの確認

法定代理人(法定代理人が法人の場合は,法人の代表者)に係る上記アの書類,(1)のイ(イ)の書類及び法定代理人が法人の場合は(1)のイ(ウ)の書類

ウ 本人の任意代理人であることの確認
任意代理人(任意代理人が法人の場合は,法人の代表者)に係る上記アの書類,⑴のウ(イ)及び(ウ)の書類並びに法定代理人が法人の場合は⑴のウ(エ)の書類

(9) 開示請求書の送付
開示請求を受け付けた場合は,開示請求書の副本1通を情報化推進室で保管し,正本を所管課等に送付するものとする。
(10) 開示決定等期間の起算日
開示決定等期間の起算日は,受付日の翌日とする。

3 個人情報の開示決定又は非開示決定等
(1) 非開示事項に該当するかどうかの検討
所管課等は,開示請求に係る個人情報が条例第16条各号に該当するかどうかについて,次のことを参考にして検討するものとする。
ア 関係する課等及び情報化推進室との協議の結果
イ 開示請求に係る個人情報に第三者情報が記録されており,「第6 第三者保護に関する手続」に定める手続により当該第三者から意見書の提出があった場合におけるその意見
(2) 個人情報の開示決定又は非開示決定
ア 開示等決定者
所管課等は,⑴に定める検討を行った後,専決規程に定める個人情報の開示に関して決定し得る権限を有する者(以下「開示等決定者」という。)の決定により,個人情報の開示決定又は非開示決定をするものとする。この場合は,実施機関が市会であるときを除き,情報化推進室に事前協議を行うものとする。
イ 決定書案の添付書類
決定書案には,次のものを添付するものとする。
(ア) 開示請求書
(イ) 開示決定通知書等の案(施行規則第5・6・7・8・9号様式)
(ウ) 開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の写し(電磁的記録の場合は,当該電磁的記録を用紙に出力したもの。ただし,用紙に出力することができない場合は,その概要を記載したもの)
(エ) 第三者情報に関して当該第三者の意見を聴いた場合における個人情報の開示に関する意見書(施行規則第13号様式)

(オ)条例第20条又は第21条により決定期間の延長を行った場合は,延長通知書の写し
(カ) その他開示決定等を行うに当たって参考とした資料
(3) 開示決定通知書等の記入事項
ア 「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」及び「開示請求書に記載されている公文書の件名又は個人情報の内容」欄について
(ア) 「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄には,特定した公文書の名称を正確に記入するものとする。

 なお,当該欄に公文書の名称を記載しきれない場合は,当該欄には「別紙のとおり」と記載し,別紙に特定した公文書の名称を正確に記載するものとする。
(イ) 「開示請求書に記載されている公文書の件名又は個人情報の内容」欄には,原則として,開示請求書に記載されている内容をそのまま記入するものとする。
イ 「個人情報の開示の日時」欄及び「個人情報の開示の場所」欄について(施行規則第5・6号様式)
(ア) 「個人情報の開示の日時」欄には,事前に開示請求者と連絡を取り調整した日時を記入するものとする。
(イ) 「個人情報の開示の場所」欄には,原則として「総合企画局情報化推進室情報公開コーナー」と記入する。

 ただし,本市が設立した地方独立行政法人の窓口において開示を行う場合は,当該窓口の名称を記載する。
ウ 「個人情報の開示の方法」欄について(施行規則第5・6号様式)
文書の写しの交付,電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付,フロッピーディスク,光ディスク(CD-R)又は光ディスク(DVD-R)(以下「フロッピーディスク等」という。)に複写したものの交付,ビデオテープを専用機器により再生したものの視聴など,当該開示請求について,どのような方法により開示するかを具体的に記載する。
なお,開示の方法が閲覧,聴取又は視聴による場合は,原本又は写しの別を併せて記載するものとする。
エ 「個人情報の一部の開示をしない理由」欄及び「個人情報の開示をしない理由」欄について(施行規則第6・7号様式)
(ア) 開示請求に係る個人情報が非開示情報に該当する条例第16条の号数すべてを記入するものとする。
(イ) ( )内には,各号別に詳しい説明を記入するものとする。
( )内に記入しきれない場合は,( )内には「別紙のとおり」と記載し,別紙に具体的な理由を記載するものとする。
オ 「開示請求を拒否する理由」欄について(施行規則第8号様式)
以下に掲げる理由その他の開示請求を拒否する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
(ア) 開示請求に係る個人情報の存否を明らかにすることが,非開示情報を開示することと同じことになる理由
(イ) 仮に当該個人情報が存在した場合に適用することとなる非開示情報に該当する条例第16条の号
カ 「開示請求に係る個人情報を保有していない理由」欄について(施行規則第9号様式)
開示請求に係る個人情報の不存在については,当該個人情報が記録された公文書をそもそも作成又は取得しておらず,実際に存在しない場合,又は当該個人情報が記録された公文書は存在したが,保存年限が経過したために廃棄した場合など,保有していない理由(事実,実情,経過等を含む。)を具体的に記入するものとする。
キ 「備考」欄について(施行規則第6・7号様式)

以下の事項を記載するものとする。
(ア)条例第19条第3項後段に該当する場合は,その旨及び開示することができる時期を記入するものとする。この場合,開示することができる時期が到来した場合において,開示請求者が開示を希望するときは,別途開示請求をしなければならないことを教示するものとする。

(イ)その他,開示請求者に通知することが適当と認められる事項
ク 「担当部局」欄について
所管課等の名称及び電話番号を記入するものとする。

なお,特定した公文書に関し,区役所等の事務で本庁統括課等がある場合等,開示の実施に当たって適切な説明を行うことができる課等がある場合は,これらの課等を併せて記載することができる。
ケ 「教示」について
開示決定通知書等(施行規則第6・7・8・9号様式)には,行政不服審査法の規定に基づき,不服申立てができる旨の教示を記載するものとする。
また,行政事件訴訟法の規定に基づき,取消訴訟ができる旨の教示も記載するものとする。
(4) 個人情報の開示の日時及び場所の調整
所管課等は,開示請求に係る個人情報の開示をしようとする場合は,その日時及び場所について,事前に開示請求者と連絡を取り調整するものとする。
なお,公文書の写し(複写を含む。以下同じ。)を交付しようとする場合は,その作成に要する費用の額も併せて連絡するものとする。
(5) 開示決定通知書等の送付
所管課等は,個人情報の開示決定等をした場合は,開示決定通知書等を開示請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(6) 開示決定等期間の延長
ア 条例第20条第2項の規定による延長
所管課等は,開示決定等期間を更に30日を限度として延長する場合は,個人情報開示決定等期間延長通知書(施行規則第10号様式)を,開示請求者に条例第20条第1項に規定する14日以内に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(ア) 「延長する理由」欄について
条例第20条第1項の期間内に開示決定等をすることができないことについて正当な理由を記入するものとする。
(イ) 「当初の開示決定等の期限」欄について
開示決定等期間が満了する日を記入するものとする。
(ウ) 「延長後の開示決定等の期限」欄について
開示決定等期間が満了する日の翌日から記載して30日以内の日で,開示決定等が可能な日を記入するものとする。
なお,開示請求者の利益を考慮して,期限内であっても可及的速やかに開示決定等を行うものとする。
イ 条例第21条の規定による延長
所管課等は,条例第21条の規定により開示決定等の期限の特例を適用する場合は,個人情報開示決定等期間特例延長通知書(施行規則第11号様式)により,開示請求者に条例第20条第1項に規定する14日以内に通知するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(ア) 「特例延長する理由」欄について
対象個人情報が著しく大量であるため,受付日の翌日から起算して44日以内に当該個人情報のすべてについて開示決定等をすることにより,事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある理由を具体的に記入するものとする。
(イ) 「開示請求に係る個人情報のうちの相当の部分につき開示決定等をする期限」欄について
受付日の翌日から起算して44日以内の日を記入するものとする。
(ウ) 「上記の期限内に開示決定等をする部分」欄について
開示請求されたもののうち(イ)の期限内に開示決定等ができる部分について,開示することができる公文書の件名又は内容等をできるだけ具体的に記入するものとする。
(エ) 「残りの個人情報について開示決定等をする期限」欄について
(ウ)を除く他の残りの部分について開示決定等をすることが可能な日を記入するものとする。

4 開示請求の却下
(1) 開示請求が条例に規定する要件を満たさないため補正を求めたにもかかわらず開示請求者が補正に応じない等の理由により,当該開示請求が適法でない場合は,所管課等は,開示等決定者の決定により,当該開示請求を却下するものとする。この場合は,実施機関が市会であるときを除き,情報化推進室に事前協議を行うものとする。
(2) 所管課等は,開示請求を却下した場合は,その旨及び理由を記入した個人情報開示請求却下処分通知書(第1号様式)を開示請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(3) 個人情報開示請求却下処分通知書の記入事項
ア 「開示請求書に記載されている公文書の件名又は個人情報の内容」欄について
原則として,開示請求書に記載されている内容をそのまま記入するものとする。
イ 「開示請求を却下した理由」欄について
開示請求を却下した理由の□にレ印を記入するものとする。
なお,「開示請求することができない者からの請求である」とは,開示請求に係る個人情報が,開示請求者(開示請求者が法定代理人である場合は,被代理者)本人のものでない場合又は条例第14条第2項各号のいずれかに該当するものである場合をいい,「開示請求された個人情報が請求の対象とならない個人情報である」とは,開示請求に係る個人情報が条例第2条第6号に規定する公文書に記録されたものでない場合又は条例第40条各項に規定する個人情報である場合をいう。

5 個人情報の開示の実施
(1) 個人情報の開示の方法
ア 文書又は図画に記録されている個人情報の閲覧
個人情報が記録されている文書又は図画の当該個人情報に係る部分の原本を閲覧に供するものとする。マイクロフィルムについては,リーダープリンタによりプリントアウトしたものを閲覧に供するものとする。ただし,次に掲げる文書は,原則として所管課等が作成した当該文書の写しを閲覧に供するものとする。
(ア) 閲覧に供することにより原本が損傷するおそれがある文書
(イ) 台帳類等常時執務の用に供する文書で,所管課等の外に持ち出すことにより,事務の遂行に支障が生じると認められるもの
(ウ) 部分開示をする場合で,開示をしない個人情報とそれ以外の個人情報が同一
ページに記録されているものにおける当該ページ
(エ) その他原本を閲覧に供することができないと認められるもの
イ 文書又は図画に記録されている個人情報の写しの交付
個人情報が記録されている文書又は図画の当該個人情報に係る部分の写しの交付については,次のとおり取り扱うものとする。
(ア) 個人情報が記録されている文書の写しは,原則として所管課等が作成するものとする。
(イ) 原本と等大の用紙を使用し,庁内に設置している電子複写機により,当該文書をとじられた順に従い1枚ずつ複写する。両面に記録されている場合は両面複写とする。ただし,原本の大きさがA3判を超える場合及び原本が彩色されている場合は,開示請求者の求めに応じ,庁内に設置しているカラー電子複写機により複写し,又は複製業者に委託する等の方法を採ることができるものとする。
(ウ) 非開示情報部分については,当該部分を黒く塗りつぶすものとする。請求対象外部分については,当該部分を黒枠で囲み,枠内は空白とする。
(エ) マイクロフィルムについては,リーダープリンタによりプリントアウトしたものを交付するものとする。
ウ 録音テープ,録音ディスク,ビデオテープ又はビデオディスク(以下「録音テープ等」という。)に記録されている個人情報の開示の方法
(ア) 録音テープ等の聴取又は視聴は,再生機器の通常の用法により行うものとする。
(イ) 録音テープ等に非開示情報が含まれている場合で,当該部分を容易に分離できるときは,当該部分を消去することとする。
(ウ) 録音テープ等の複写は,原則として,所管課等において行う。
エ 録音テープ等以外の電磁的記録に記録されている個人情報の開示の方法
(ア) 用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付
a 録音テープ等以外の電磁的記録を部分開示する場合は,用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付により開示を行うものとする。
b 用紙に出力することによる電磁的記録の閲覧又は写しの交付は,文書又は図画の場合と同様の方法で行うものとする。
c 画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま用紙に出力したものをいう。)による写しの作成は行わない。
d 用紙に出力したものの写しは,原則として所管課等が作成するものとする。
(イ) フロッピーディスク等に複写したものの交付
a 1枚のフロッピーディスク等に収まらない量の電磁的記録を複写して交付する場合は,複数枚に分割して複写する。
b フロッピーディスク等への複写は,原則として,所管課等において行う。
(2) 個人情報の開示の実施
ア 日時及び場所
個人情報の開示は,個人情報開示決定通知書(施行規則第5号様式)又は個人情報一部開示決定通知書(施行規則第6号様式)で指定した日時及び場所において行うものとする。
イ 個人情報開示決定通知書又は個人情報一部開示決定通知書の提示
個人情報を開示する際は,開示請求者に対して個人情報開示決定通知書又は個人情報一部開示決定通知書の提示を求めるとともに,開示請求を受け付ける際と同様の方法で開示請求に係る本人又は本人の代理人であることを確認するものとする。
ウ 所管課等の職員の説明及び情報化推進室の職員の立会い
個人情報の開示をするに当たっては,所管課等の職員が開示する個人情報の説明(非開示情報が存在する場合は具体的に非開示情報に該当している旨の説明)を行い,情報化推進室の職員は,原則として,開示に立ち会うとともに,費用の納入事務を行うものとする。
エ 費用の納入
公文書の写しを交付する際は,その作成に要する費用を次表のとおり徴収するものとする。

個人情報の写しの交付費用
公文書の写しの作成の方法費用
電子複写機による写し(A3判,A4判,B4判又はB5判)1枚につき10円
(用紙の両面に複写した場合は,1枚につき20円)
フルカラー電子複写機による写し(A3判,A4判,B4判又はB5判)1枚につき100円
(用紙の両面に複写した場合は,1枚につき200円)
リーダープリンタによりプリントアウトしたもの1枚につき10円
上記以外の方法により写しを作成した場合実費
録音カセットテープ(記録時間60分から120分まで)に複写したもの1巻につき200円
ビデオカセットテープ(VHS方式記録時間120分から180分まで)に複写したもの1巻につき350円
フロッピーディスク(2HD)に複写したもの1枚につき100円
光ディスク(CD-R)に複写したもの1枚につき200円
光ディスク(DVD-R)に複写したもの1枚につき240円


オ 公文書の写しの交付を送付により行う場合は,所管課等は,写しの作成に要する費用及び当該写しの送付に要する費用(切手の額面)を事前に開示請求者に口頭等により通知し,開示請求者から現金書留等により写しの作成に要する費用及び当該写しの送付に要する費用(切手の額面等)の納付を受けた後に(原則として,所管課等の職員が情報化推進室へ納入し,領収書を受け取る。),所管課等から領収書と共に当該公文書の写しを開示請求者に送付する。
なお,写しの送付については,開示請求者が病気その他やむを得ない理由で来庁することが困難な場合に限り認めるものとする。

カ 上記ウ及びオの規定にかかわらず,本市が設立した地方独立行政法人が保有する公文書の写しの作成に要する費用の納入事務については,当該地方独立行政法人が行うものとする。
(3) 指定日以外の個人情報の開示の実施
開示請求者が,開示決定通知書等で指定した日時に来なかった場合は,所管課等は,改めて開示請求者と連絡を取り調整した日時において,個人情報を開示するものとする。
この場合は,その旨を情報化推進室に連絡するとともに,新たに開示決定通知書等を交付しないものとする。

第6 第三者保護に関する手続


1 第三者情報に係る意見照会
所管課等は,開示請求に係る個人情報に第三者情報が記録されている場合は,開示決定等をする前に,当該第三者の権利利益に配慮するとともに,慎重かつ公平な決定を期すために,当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。

2 意見書提出の機会の付与の方法
(1) 第三者情報が記録されている公文書について請求があったことを個人情報の開示に関する照会書(施行規則第12号様式)により当該第三者に照会し,これに対して個人情報の開示に関する意見書(施行規則第13号様式)を提出するよう求めることにより行うものとする。
なお,第三者に照会する場合においては,可能な限り開示請求者がだれであるか識別できないように配慮して行うものとする。
(2) 任意的照会を行う場合は,所管課等で必要性を判断し,照会を行うものとする。
なお,1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合は,必要と認める範囲で行うものとする。
(3) 所管課等は,条例第16条第2号ただし書,第3号ただし書又は第4号ただし書に規定する第三者情報を開示するときは,必ず当該第三者に対し照会を行い,これに対する意見を書面により求めるものとする。ただし,当該第三者の所在が判明しないときは,この限りでない。
(4) 意見書は,1週間以内に提出するよう依頼するものとする。

3 反対意見書の取扱い
当該第三者から個人情報の開示に反対する旨を記した意見書が提出された場合において,当該第三者情報の開示が含まれる開示決定等を行ったときは,次のとおり取り扱うものとする。
(1) 反対意見書を提出した第三者に対し,個人情報の開示に関する決定通知書(施行規則第14号様式)により通知するものとする。
(2) 開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする
(3) 開示決定に対し不服申立てができることを教示するものとする。
(4)反対意見書を提出しなかった第三者については,開示に関する決定通知を行う義務はないが,口頭を含め,同様の処置を行うものとする。

第7 個人情報の訂正事務


1 訂正請求の相談等
情報化推進室においては,個人情報の訂正に係る相談に応じるとともに,訂正請求をしようとする者に対しては,その内容が個人情報の訂正に係るものであるかどうかを判断し,訂正請求をすることができない場合は,その旨を説明する等,適切な対応を行うものとする。
また,条例第2条第6号アただし書により公文書から除外され,訂正請求の対象とならない場合及び条例第40条各項に規定する個人情報で,条例の規定が適用されない場合については,その旨を説明する等適切な対応を行うものとする。

2 訂正請求の受付
(1) 本人又は本人の代理人であることの確認
訂正請求者が当該訂正請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は,個人情報の開示事務(第5の2⑴)と同様の方法で行うものとする。
(2) 個人情報が特定されていることの確認
訂正請求をすることができる個人情報は,条例第23条第1項の規定による開示又は他の法令等に基づく開示を受けたものである場合等明確に特定されていることが必要であるので,訂正請求者から開示に係る決定通知書等の提示を求め,又は所管課等へ必要な確認を行うことにより,請求対象となる個人情報が明確に特定されているか否かを確認するものとする。
なお,請求対象となる個人情報が明確に特定されていない場合は,まず,条例第14条の規定による開示請求を行い,訂正請求対象の個人情報を特定するよう教示するものとする。
(3) 事実に合致することを証する資料の確認
訂正請求を行うには,訂正を求める内容が事実に合致することを証する資料を個人情報訂正請求書(施行規則第15号様式。以下「訂正請求書」という。)に添付する必要があるので,当該資料が添付されているか否かを確認するものとする。
(4) 訂正請求書の提出
訂正請求書の提出については,個人情報の開示事務(第5の2⑷)と同様の方法により行うものとする。
(5) 訂正請求書の記入事項の確認
ア 「訂正請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
条例第23条第1項の規定による開示を受けた個人情報である場合は,開示又は一部開示に係る決定通知書の「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」の欄に記載されている内容と同一であること。
また,その他の方法により個人情報が記録されている公文書の件名が特定されている場合は,当該公文書の件名を記入すること。
イ 「請求する訂正の内容」欄について
訂正を請求する内容が,具体的に分かるように記入してあること。
(6) 訂正請求書の記入に形式上の不備がある場合の対応
提出を受けた訂正請求書の記入に形式上の不備がある場合の対応については,個人情報の開示事務(第5の2⑹)と同様の方法により行うものとする。
(7) 訂正請求の受付
訂正請求の受付については,個人情報の開示事務(第5の2⑺)と同様の方法により行うものとする。
なお,訂正請求に対する決定をする期間(以下「訂正決定等期間」という。)は,訂正請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。
(8) 送付による訂正請求の手続等
送付による訂正請求の手続及び訂正請求書の送付については,個人情報の開示事務(第5の2⑻及び⑼)と同様とする。

3 個人情報の訂正又は非訂正の決定等
(1) 訂正するかどうかの検討
所管課等は,当該訂正請求に理由があるか否か,請求に理由があり,かつ実施機関に訂正する権限があると認めるときは,訂正の方法,内容等について,関係する課等及び情報化推進室との協議の結果を参考にして検討するものとする。
(2) 個人情報の訂正又は非訂正の決定
個人情報の訂正又は非訂正の決定については,個人情報の開示事務(第5の3⑵)に準じた方法により行うものとする。
(3) 個人情報の訂正
個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは,速やかに訂正請求に係る個人情報を訂正するものとする。
訂正は,次の方法のほか,個人情報の内容及び記録媒体の種類,性質に応じ,適切な方法により行うものとする。
ア 誤った個人情報を完全に削除したうえで,事実に合致した個人情報を新たに記録する。
イ 誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し,余白に朱書き等で事実に合致した個人情報を記載する。
ウ 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記載する。
(4) 訂正通知書等の送付
所管課等は,⑶に定める個人情報の訂正をし,又は非訂正の決定をしたときは,遅滞なく,条例第27条第2項又は第3項に規定する文書(以下「訂正通知書等」という。)を訂正請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(5) 訂正通知書等の記入事項
ア 「訂正請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
訂正請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名を記入するものとする。
イ 「訂正の内容」欄について
訂正した内容を具体的に記入するものとする。
ウ 「訂正した日」欄について
訂正した日を記入するものとする。
エ 「訂正をしない部分」欄について
訂正をしない部分を具体的に記入するものとする。
オ 「訂正をしない理由」欄について
(ア) 決定の理由を明確かつ具体的に記入するものとする。
(イ) 欄内に記入できない場合は,別紙に記入するものとする。
(6) 訂正決定等期間の延長
訂正決定等期間の延長については,個人情報の開示事務(第5の3⑹)と同様の方法により行うものとする。
なお,訂正決定等期間は,訂正請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。
(7) 提供先への通知
  所管課等は,個人情報の訂正を行った場合において,個人情報の適正な管理上,必要があると認めるときは,個人情報提供先訂正通知書(施行規則第21号様式)を提供先に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(8) 訂正請求の却下
ア 訂正請求が条例に規定する要件を満たさないため補正を求めたにもかかわらず,訂正請求者が補正に応じない等の理由により,当該訂正請求が適法でない場合は,所管課等は,専決規程に定める個人情報の訂正に関して決定をし得る権限を有する者の決定により,当該訂正請求を却下するものとする。この場合は,実施機関が市会であるときを除き,情報化推進室に事前協議を行うものとする。
イ 所管課等は,訂正請求を却下した場合は,その旨及び理由を記入した個人情報訂正請求却下処分通知書(第2号様式)を請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
ウ 個人情報訂正請求却下処分通知書の記入事項
(ア) 「訂正請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
訂正請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名を記入するものとする。
(イ) 「訂正請求を却下した理由」欄について
訂正請求を却下した理由の□にレ印を記入するものとする。
なお,「訂正請求することができない者からの請求である」とは,訂正請求に係る個人情報が訂正請求者(訂正請求者が代理人である場合は,被代理者)本人の個人情報でない場合をいい,「訂正請求された個人情報が請求の対象とならない個人情報である」とは,訂正請求に係る個人情報が条例第2条第6号に規定する公文書に記録されたものでない場合又は条例第40条各項に規定する個人情報である場合をいう。

第8 個人情報の利用停止事務


1 個人情報の利用停止の相談等

情報化推進室においては,個人情報の利用停止に係る相談に応じるとともに,利用停止請求をしようとする者に対しては,その内容が個人情報の利用停止に係るものであるかどうかを判断し,利用停止請求の対象とならない場合及び条例第40条各項に規定する個人情報で,条例の規定が適用されない場合については,その旨を説明する等適切な対応を行うものとする。

2 利用停止請求の受付
(1) 本人又は本人の代理人であることの確認 
利用停止請求者が当該利用停止請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は,個人情報の開示事務(第5の2⑴)と同様の方法で行うものとする。
(2) 個人情報が特定されていることの確認
利用停止請求をすることができる個人情報は,条例第23条第1項の規定による開示又は他の法令等に基づく開示を受けたものである場合等明確に特定されていることが必要であるので,利用停止請求者から開示に係る決定通知書等の提示を求め,又は所管課等へ必要な確認を行うことにより,請求対象となる個人情報が明確に特定されているか否かを確認するものとする。
なお,請求対象となる個人情報が明確に特定されていない場合は,まず,条例第14条の規定による開示請求を行い,利用停止請求対象の個人情報を特定するよう教示するものとする。
(3) 利用停止請求書の提出  
個人情報利用停止請求書(施行規則第22号様式。以下「利用停止請求書」という。)の提出については,個人情報の開示事務(第5の2⑷)と同様の方法により行うものとする。
(4) 利用停止請求書の記入事項の確認
ア 「利用停止請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
条例第23条第1項の規定による開示を受けた個人情報である場合は,開示又は一部開示に係る決定通知書の「開示請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」の欄に記載されている内容と同一であること。
また,その他の方法により個人情報が記録された公文書の件名が特定されている場合は,当該公文書の件名を記入すること。
イ 「請求する利用停止の内容」欄について
請求する利用停止の内容が,具体的に分かるように記入してあること。
ウ 「利用停止を請求する理由」欄について
(ア) 利用停止請求者が消去を請求する場合は,条例第6条第1項,第2項若しくは第3項又は番号法第20条の規定に違反して自己の個人情報を収集されたと認める理由が,具体的に記入してあること。
(イ) 利用停止請求者が利用の停止を請求する場合は,条例第8条第1項若しくは第2項若しくは第8条の2の規定に違反して自己の個人情報が利用され,又は番号法第28条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイルに記録されていると認める理由が,具体的に記入してあること。
(ウ) 利用停止請求者が提供の停止を請求する場合は,条例第8条第1項若しくは第2項又は番号法第19条の規定に違反して自己の個人情報が提供されていると認める理由が具体的に記入してあること。
(5) 利用停止請求書の記入に形式上の不備がある場合の対応
提出を受けた利用停止請求書の記入に形式上の不備がある場合の対応については,個人情報の開示事務(第5の2⑹)と同様の方法により行うものとする。
(6) 利用停止請求の受付
利用停止請求の受付については,個人情報の開示事務(第5の2⑺)と同様の方法により行うものとする。
なお,利用停止請求に対する決定をする期間(以下「利用停止決定等期間」という。)は,利用停止請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。
(7) 送付による利用停止請求の手続等
送付による利用停止請求の手続及び利用停止請求書の送付については,個人情報の開示事務(第5の2⑻及び⑼)と同様とする。
3 個人情報の利用停止又は非利用停止の決定等
(1) 利用停止するかどうかの検討
所管課等は,当該利用停止請求に理由があるか否か,請求に理由があり,かつ実施機関に利用停止する権限があると認めるときは,利用停止の方法,内容等について,関係する課等及び情報化推進室との協議の結果を参考にして検討するものとする。
(2) 個人情報の利用停止又は非利用停止の決定
個人情報の利用停止又は非利用停止の決定については,個人情報の開示事務(第5の3⑵)に準じた方法により行うものとする。
(3) 利用停止決定通知書等の送付
所管課等は,個人情報の利用停止の決定をし,又は非利用停止の決定をしたときは,遅滞なく,条例第33条第2項又は第3項に規定する文書(以下「利用停止決定通知書等」という。)を請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(4) 利用停止決定通知書等の記入事項
ア 「利用停止請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
利用停止請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名を記入するものとする。
イ 「利用停止の内容」欄について
利用停止の内容を具体的に記入するものとする。
ウ 「利用停止をしない理由」欄について
利用停止をしない理由を具体的に記入するものとする。
エ 「利用停止をしない部分」欄について
利用停止をしない部分を具体的に記入するものとする。
(5) 個人情報の利用停止
個人情報の利用停止をする旨の決定をしたときは,速やかに個人情報の利用停止を行うものとする。
利用停止は,次の方法によるほか,個人情報の内容及び記録媒体の種類,性質に応じ,適切な方法により行うものとする。
ア 消去又は利用の停止をすべき個人情報を完全に消去する。
イ 消去又は利用の停止をすべき個人情報が記録された部分を判読不能な状態に黒塗りする。
ウ 消去又は利用の停止をすべき個人情報が記録された公文書を溶解する。
エ 利用の停止をすべき個人情報の利用を停止する。
オ 提供の停止をすべき個人情報の提供を停止する。
カ 利用の停止をすべき個人情報が記録された特定個人情報ファイルを廃棄する。
なお,実際に利用停止の措置を講じた場合は,条例第33条第5項に基づいて個人情報利用停止通知書(施行規則第26号様式)を請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
(6) 利用停止決定等期間の延長
利用停止決定等期間の延長については,個人情報の開示事務(第5の3⑹)と同様の方法により行うものとする。
なお,利用停止決定等期間は,利用停止請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。
(7) 利用停止請求の却下
ア 利用停止請求が条例に規定する要件を満たさないため補正を求めたにもかかわらず利用停止請求者が補正に応じない等の理由により,当該利用停止請求が適法でない場合は,所管課等は,専決規程に定める個人情報の利用停止に関して決定をし得る権限を有する者の決定により,当該請求を却下するものとする。この場合は,実施機関が市会であるときを除き,情報化推進室に事前協議を行うものとする。
イ 所管課等は,請求を却下した場合は,その旨及び理由を記入した個人情報利用停止請求却下処分通知書(第3号様式)を請求者に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。
ウ 個人情報利用停止請求却下処分通知書の記入事項
(ア) 「利用停止請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名」欄について
利用停止請求に係る個人情報が記録されている公文書の件名を記入するものとする。
(イ) 「利用停止請求を却下した理由」欄について
利用停止請求を却下した理由の□にレ印を記入するものとする。
なお,「利用停止請求することができない者からの請求である」とは,利用停止請求に係る個人情報が利用停止請求者(利用停止請求者が代理人である場合は,被代理者)本人の個人情報でない場合をいい,「利用停止請求された個人情報が請求の対象とならない個人情報である」とは,利用停止請求に係る個人情報が条例第2条第6号に規定する公文書に記録されたものでない場合又は条例第40条各項に規定する個人情報である場合をいう。

第9 不服申立てがあった場合の取扱い


1 不服申立書の受付

(1) 開示請求,訂正請求及び利用停止請求に対する処分について,行政不服審査法に基づく不服申立てがあった場合は,原則として,情報化推進室で異議申立書(実施機関が消防長の場合は,京都市長に対する審査請求書)の提出を受け,所管課等に送付するものとする。 
(2) 不服申立書には,行政不服審査法に規定する事項の記載及び押印がなければならない。

2 所管課等における検討
所管課等は,情報化推進室から不服申立書の送付を受けた場合は,当該不服申立てについて,適法であることを確認するとともに,関係する課等及び情報化推進室との協議の結果を参考にして検討するものとする。

3 審査会への諮問
所管課等は,不服申立てが不適法である場合,原処分で却下決定を行った場合又は2に定める検討によって不服申立てに係る請求を認容する場合(当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き,審査会に諮問しなければならない。
なお,審査会への諮問は,情報化推進室を経由して行うものとする。

4 不服申立人等への通知
所管課等は,諮問を行った場合は,速やかに不服申立人及び参加人,開示請求者(開示請求者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)並びに当該開示決定等に対し反対意見書を提出した第三者に対し,審査会に対して諮問を行った旨を情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(施行規則第29号様式)により通知するものとする。

5 審査会からの答申の取扱い
(1) 所管課等は,審査会から答申があったときは,速やかに,その答申を尊重して,不服申立てに対する決定(異議申立ての場合)又は裁決(審査請求の場合)に係る手続を行うものとする。
(2) 所管課等は,不服申立てに対する決定又は裁決を行ったときは,決定書又は裁決書の謄本を不服申立人及び参加人に送付するとともに,その写しを情報化推進室に送付するものとする。この場合において,決定又は裁決が不服申立ての全部又は一部を認容するものであるときは,開示請求者(開示請求者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)にも決定書又は裁決書の謄本を送付するものとする。

6 第三者情報を開示する場合の取扱い
第三者情報が記録されている個人情報について,諮問手続において表示された当該第三者の意思に反して開示する旨の決定又は裁決をするときは,次のとおり取り扱うものとする。
(1) 当該第三者に対し,不服申立てに対する決定(裁決)に基づく開示実施日等通知書(施行規則第30号様式)により通知するものとする。
(2) 開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。

第10 その他

 この要綱に定めるもののほか,本市が設立した地方独立行政法人が行う個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項は,当該地方独立行政法人が定めるものとする。

 

附 則
この要綱は,平成6年4月1日から実施する。

附 則
この要綱は,平成7年7月4日から実施する。

附 則
この要綱は,平成11年4月1日から実施する。

附 則
この要綱は,平成12年4月1日から実施する。

附 則
この要綱は,平成14年10月1日から実施する。

附 則
この要綱は,平成17年4月1日から実施する。

附 則
この要綱は,平成18年4月1日から実施する。

附 則

この要綱は,平成21年4月1日から実施する。

附 則

この要綱は,平成21年7月1日から実施する。

附 則

この要綱は,平成22年4月1日から実施する。

附則

この要綱は,平成23年4月1日から実施する。

附則

この要綱は,平成24年4月1日から実施する。

附則

この要綱は,平成26年4月1日から実施する。

附則

この要綱は,平成27年4月1日から実施する。

附則

この要綱は,平成27年10月5日から実施する。

附則

この要綱は,平成28年1月1日から実施する。

  附 則

この要綱は,平成28年4月1日から実施する。

  附 則

この要綱は,番号法附則第1条第5号に掲げる規定の施行の日(平成29年5月30日)から実施する。

  附 則

この要綱は,平成30年4月1日から実施する。

注 様式には,行政不服審査法及び行政事件訴訟法に規定する教示文及び文書番号等を記載している。

お問い合わせ先

京都市 総合企画局情報化推進室情報管理担当

電話:075-222-3215

ファックス:075-222-4027

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