京都市印鑑事務取扱要領

京都市印鑑事務取扱要領　　　　　　　　　　　　　              　 　 　制定　昭和50年6月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　             　 　　　改正　平成 2年 5月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 平成 7年 3月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 平成19年 3月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 平成24年 2月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 平成24年 7月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 平成30年 7月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 令和元年11月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 令和 2年 3月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 令和 3年 3月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 令和 3年 9月

第1　総則　

　1　はじめに

　　　印鑑は，社会生活において重要な役割を果たしている。とくに不動産の売買，金銭
　　の貸借その他の重要な契約，登記等に当たっては，行為者の確認のために，登録を
　　受けている印鑑や印鑑登録証明書が使われる。

　　　このように大切な印鑑登録証明書の不正な利用を防止し，経済取引の安全を図る
　　とともに，印鑑の登録及び証明の手続き等の改善を図るため，昭和50年6月に，条例
　　及び規則の全部を改正した。この要領は，印鑑の登録及び証明の事務に関し，留意
　　すべき事項をまとめたものである。

　2　印鑑の登録及び証明の事務の法的根拠

　　　地方自治法第2条第3項の規定による市町村の処理する事務に該当するものと解
　　されている。

　3　印鑑

　　　印鑑とは一般には印章又は印章により紙等に押した印影をいうが，重要なのは，
　　官公署，取引先等にあらかじめ届け出ておく印影である。

　　　本市において，登録を受け，証明を求めることができる印鑑は，必要な要件を備
　　えていなければならない。

　4　印鑑登録証明の方法

　　　印鑑登録証明の方法には，登録を受けている印鑑の印影を写して，その印影が登
　　録を受けている印鑑の印影の写しであることを証明するもの（間接証明方式）と申請
　　者の印鑑の印影が登録を受けている印鑑の印影である事を証明するもの（直接証明
　　方式）との2つがあるが，本市においては，間接証明方式を原則とし，直接証明方式
　　は，きわめて例外的な特別の事情があるときでなければ行わない。

第2　印鑑登録

　1　登録の資格

　　　印鑑の登録（以下「印鑑登録」という。）を受けることができる者の要件は次のとおり
　　である。

　（1）住民基本台帳に記録されている者であること。

　（2）15歳未満の者でないこと。

　（3）意思能力を有する者であること。

　　　成年被後見人は，精神上の障害により事理を弁識する能力を欠く常況にあり，
　　家庭裁判所から後見開始の審判を受け，その審判が取り消されていない者であ
　　るが，印鑑登録時に意思能力を有することを確認できた場合は，登録を受けるこ
　　とができる。

　2　登録の申請

　（1）本人出頭主義

　　　印鑑登録を受けようとする者は，住所地を所管する区役所，区役所支所又は
　　区役所出張所に自ら出頭し，登録を受けようとする印鑑を添えて，印鑑登録申請書　　
　　（以下「登録申請書」という。）により申請する。

　（2）代理人による申請

　　　印鑑登録を受けようとする者が疾病その他やむを得ない理由により自ら出頭するこ
　　とができないときは，代理人により申請させることができる。この場合において，委任　　
　　状，代理権限授与通知書等の代理人から権限を授与された旨を証する文書で本人
　　が作成したもの（以下「委任状等」という。）の提出を求める。ただし，成年被後見人が
　　申請を行うときの代理人は，成年後見人に限るものとし，この場合においては，成年
　　後見人であることを証する書類の提示を求める。

　3　登録を受けることができる印鑑

　　登録を受けることができる印鑑の要件は，次のとおりである。

　（1）1人につき1個であること。

　（2）住民基本台帳に記録されている氏名等（京都市印鑑条例施行規則第1条第1項第1号
　　に規定する氏名等をいう。以下同じ。）を構成する文字を表していること。
　　　ただし，氏名等の一部を省略する場合は，氏，旧氏，名のいずれかの全部又は氏及び名
　　若しくは旧氏及び名のそれぞれの一部を組み合わせたものを構成する文字を表したもので
　　あること。

　（3）住民基本台帳に記録されている氏名等が，常用漢字表にない字体であるものに
　　ついて，常用漢字表による文字に替えられているものは，登録を受けることができる。

　　　　また，字体については新字体と旧字体の文字等の同じ字種の使用は認める。

　　　（例）

　　　　嶋＝島　　澤＝沢　　齊＝斉　　舘＝館　　萬＝万

　　　　當＝当　　埜＝野　など

　（4）日本人の氏名については，漢字を平仮名又は片仮名に替えられているものは，登
　　録を受けることができる。

　（5）外国人の場合は，住民基本台帳に記録されている併記名を表しているものは，
　　登録を受けることができる。

　（6）外国人の場合は，本名と通称とを組み合わせたものは，登録を受けることがで
　　　きない。ただし，通称の一部が省略されている場合はこの限りではない。

　　　(例)　氏名「金　妍兒」　（通称「金田」）
　　　　　　印影「金田　妍兒」

　（7）簡体字又は繁体字による印影の印鑑は，住民票における文字と同一の文字を
　　表している場合に限り，登録を受けることができる。

　（8）印影が一辺の長さ8ミリメートルの正方形に収まらないで，一辺の長さ25ミリメート
　　ルの正方形に収まる大きさであること。

　（9）職業，資格，その他氏名等以外の事項を表していないこと。

　　　ア　ペンネーム，雅号等を表しているものは，登録を受けることができない。

　　　イ　「印」，「章」，「之印」又は「之章」を付したものは，登録を受けることができる。

　（10）印影が鮮明で文字の判読が容易であること。

　（11）ゴム印その他押印のつど印影が変形しやすいものでないこと。

　　　　鉛印，ベークライト印，指輪印等は，押印のつど変形しやすいので登録を受けるこ
　　　とができない。

　（12）外わくがあり，かつ，その輪かくの模様が照合しやすいものであること。

　（13）流し込み，プレス等の製法により同一形態の印鑑が量産されているものでないこ
　　と。

　4　登録の申請の受付

　（1）登録申請書の記載事項を点検するとともに，印鑑登録を受けようとする者が住民
　　基本台帳に記録されているかどうかを確認する。

　（2）同一世帯内において同じ印影が登録されていないか確認する。

　（3）登録を受けようとする印鑑が，登録を受けることができる印鑑の要件を備えている
　　かどうかを審査する。

　（4）登録申請書に受付番号を記入する。

　（5）印影に係る原票に登録を受けようとする印鑑を朱肉又は黒肉で鮮明に押し，印影
　　に係る原票を登録申請書とともに申請が本人の意思に基づくものであることが確認
　　されるまで仮保管する。

　5　登録の申請及び成年被後見人が印鑑登録に係る意思能力を有することの確認

　(1) 回答期限を付して照会書を印鑑登録を受けようとする者に送付し，その回答書を
　  持参させ，次に掲げる本人確認書類を提示させる。この場合において，代理人が
　 持参するときは，委任状等の提出を求める。 なお，回答の期間は30日以内とし，
　 回答書の欄外に受付番号を記入する。回答期限までに回答書の持参のないときは，
　 仮保管している印影に係る原票は，廃棄する。

　　ア　旅券，官公署が発行した免許証，許可証，身分証明書又は資格証明書その他
　　　これらに類する書類で本人の顔写真を貼り付けたもの

　　イ　在留カード又は特別永住者証明書（在留カード又は特別永住者証明書に見なす
　　　ことができる外国人登録証明書を含む。）

　　ウ　独立行政法人（独立行政法人通則法第2条第1項に規定する独立行政法人をいう。）
　　　又は国立大学法人（国立大学法人法第2条第1項に規定する国立大学法人をいう。）が
　　　発行した当該独立行政法人又は国立大学法人の職員であることを証する書面で本人の
　　　顔写真を貼り付けたもの

　　エ　官公署が発行した免許証，許可証，身分証明書又は資格証明書その他これらに
　　　類する書類で本人の顔写真を貼り付けていないもの若しくは社員証，学生証又は
　　　これに類する書類で本人の顔写真を貼り付けたもの

　　オ　公簿で確認できる，本人以外が容易に知りえないと考えられる事項に関する照会
　　　について回答した書類

　(2) 回答書に押されている印影が仮保管している印影に係る原票に押されているものと
　　相違ないかどうかを照合する。

　(3) 本人が自ら出頭して申請し，かつ，（1）－アからウまでに掲げる本人確認書類を提示した
　　場合は，申請が本人の意思に基づくものであることの照会書による確認は，省略する。

　(4)成年被後見人からの登録の申請において，（1）の回答書を持参又は（3）の
　　本人確認書類を提示する際，成年被後見人と成年後見人とが共に出頭し，次に
　　掲げる書類を提示したときは，当該成年被後見人が印鑑登録に係る意思能力を
　　有することを確認したものとする。

　　ア　登記事項証明書その他成年後見人であることを証する書類

　　イ　成年後見人に係る（1）－アからウまでに掲げる書類のいずれか1点又はエに掲げる書類2点

　6　登録原票の作成

　　登録の申請が本人の意思に基づくものであることを確認したときは，印鑑登録原票
　　（以下「登録原票」という。）に登録する。ただし，登録の申請を行った成年被後見人が
　 印鑑登録に係る意思能力を有することが確認できない場合は，この限りでない。

　（1）印影に係る原票

　　　印影に係る原票及び登録申請書に登録番号を記入する。

　（2）印影以外の事項に係る原票

　　　印影以外の事項については，所定の端末機を操作することにより，データとして記
　　録する。

　7　印鑑登録の特例

　　次の場合を除いて，印鑑登録を受けている者が住所異動（当該登録に係る区の所管
　区域外に住所を移すことをいう。）をしたときは住所異動後の住所を所管する区におい
　て，当該者が登録していた印鑑を登録するものとする。

　　この場合において，登録の申請は要しない。また，印影に係る原票は前項で作成し
　たものを住所異動後の住所又は居住地を所管する区において作成したものと見なす。

　（1）住民基本台帳法第22条第1項の規定による届出の際，当該者の当該住所異動後
　　の住所を所管する区において当該印鑑の登録をしない旨を届け出たとき。

　（2）印鑑登録を受けている者が後見開始の審判又は失そうの宣告を受けたことが判
      明したとき。

　（3）登録を受けている印鑑が第2－3－（2）に掲げる要件を備えないこととなったとき。

　（4）その他登録をしないことが適当であると認められるとき。

　8　登録をしない旨の届出

　　第2－7－（1）に該当するときは，登録をしない旨の届出書により届け出るものとする。
　この場合において，代理人が届け出るときは，委任状等の提出を求める。

　9　登録事項の変更

　　住民基本台帳に記録された事項に変更があり，登録原票に登録された事項と相違
　することとなったときは，登録原票に記録された事項を職権により変更する。

10　登録原票の改製

　（1）次の場合には，印鑑登録を受けている者に対し，印鑑登録証（以下「登録証」とい
　　う。）及び登録を受けている印鑑の提示を求めて登録原票を改製する。

　　ア　登録原票に登録された印影が不鮮明になったとき。

　　イ　登録原票が汚損又は破損したとき。

　　ウ　その他改製の必要があると認められるとき。

　（2）改製前及び改製後の登録原票の裏面に改製の旨及びその年月日を記入し，改製
　　前の登録原票を抹消する。

第3　印鑑登録証

　 1　登録証の交付

　（1）印鑑登録を受けた者に登録証を交付する。

　（2）登録証を交付するに当たっては，交付者の本人確認を行ったうえで受領書に署名
　　又は記名押印（代理人の場合においては，代理人の印鑑によるもの）を求める。
　　この場合の押印は，登録を受けた印鑑によるものでなくても差し支えない。

　（3）登録証を交付するに当たっては，印鑑登録証明書（以下「登録証明書」という。）の
　　交付を申請する際，登録証の提示だけで足り，登録を受けている印鑑を要しないこ
　　と，登録証を大切に保管する必要があること等を登録証の交付を受ける者に伝える。

　（4）印鑑登録の特例で登録した場合は，住所異動前に交付した登録証を住所異動後
　　に交付した登録証とみなす。

　2　登録証の再交付

　（1）登録証が汚損し又は破損したときは，登録証を再交付することができる。ただし，
　　登録証に記載された登録番号を識別することが困難であるときは，再交付できない。

　（2）登録証の再交付の申請があったときは，印鑑登録証再交付申請書（以下「登録証
　　再交付申請書」という。）の提出と，汚損し又は破損した登録証の返還を求めるものとする。
　　ただし，代理人が申請するときは，委任状等は必要としない。

　（3）登録証に記載された登録番号及び登録証再交付申請書に記載された事項と登録
　　原票に登録された事項とが相違ないことを確認する。

　（4）登録原票に新たな登録番号を記入し，裏面に登録証の再交付の旨及びその年月
　　日を記入する。

   3　登録証の亡失等

  （1）印鑑登録を受けている者が次の各号のいずれかに該当するときは，速やかに印
　　鑑登録証亡失等届出書（以下「登録証亡失等届出書」という。）により届け出るものと　　
　　し，この場合において，代理人が届け出るときは，委任状等の提出を求める。

　　ア　登録を受けている印鑑又は登録証を亡失したとき。

　　イ　登録証に記載された番号が識別することが困難になったとき。

　（2）（1）の届出により印鑑登録の抹消を受けた者が新たに印鑑登録を受けようとすると
　　きは，新たな印鑑登録の申請となる。

第4　登録の抹消

　1　登録の抹消の申請

　　　印鑑登録を抹消しようとする者は，登録証を添えて，印鑑登録抹消申請書（以下
　　「登録抹消申請書」という。）により申請する。この場合において，代理人が申請する
　　ときは，委任状等の提出を求める。

　2　登録の抹消

　　　次の各号のいずれかに該当するときは，印鑑登録を抹消する。

　（1）登録証亡失等届出書により届出があったとき。

　（2）登録抹消申請書により申請があったとき。

　（3）印鑑登録を受けている者が当該印鑑登録に係る区の所管区域外に転出したとき。

　(4)印鑑登録を受けている者が後見開始の審判を受けたことが判明したとき。

　(5)印鑑登録を受けている者が失そうの宣告を受けたことが判明したとき。

　(6)印鑑登録を受けている者の死亡が判明したとき。

　(7)氏名等の変更により第2-3-（2）に掲げる印鑑の要件を備えないことと
　　なったとき。

　(8)外国人住民において，住民基本台帳に記録される者でなくなったとき。

　(9)その他抹消することが適当と認められるとき。

　3　登録原票の整理

　　　印鑑登録を抹消したときは，印影に係る原票と印影以外の事項に係る原票を一緒
　　に綴じて抹消した登録原票として保管する。

　4　登録の抹消の通知

　　　印鑑登録を抹消したときは，その旨を印鑑登録抹消通知書により当該抹消を受け
　　た者に通知する。ただし，第4－2－（3），(5)，(6)及び(8)に該当するときは，通知しない。

第5　印鑑登録の証明

　1　区役所・支所，出張所又は証明書発行コーナーの窓口における登録証明の受付

　（1）印鑑登録の証明は，登録証を添えて，印鑑登録証明書交付申請書（以下「登録証
　　明書交付申請書」という。）により申請する。この場合において，代理人が申請すると
　　きは，委任状等は必要としない。

　（2）登録証明書交付申請書を受け付けたときは，登録証と登録証明書交付申請書と
     に記載された登録番号を確認し，登録証を申請者に返却する。

　（3）登録証明書交付申請書を受け付けたときは，登録証明書交付申請書に記載され
　　た事項と登録原票に記載された事項とが相違ないかどうかを確認し，相違していると
　　きは，申請者に訂正を求める。この場合において，相違している事項の教示はしな
　　い。

　（4）次の各号のいずれかに該当するときは，登録証明を行わない。

　　ア　登録証に記載された登録番号を識別することが困難であるとき。

　　イ　印鑑登録証明書（以下「登録証明書」という。）の交付の方法以外の方法による
　　　　証明を求められたとき。

　　ウ　抹消した印鑑登録に係る証明を求められたとき。

　　エ　その他不適当と認められるとき。

　2　登録証明書の作成及び交付

　（1）電算端末機を設置している区役所，区役所支所又は区役所出張所

　　ア　所定の端末機により登録を受けている印鑑の印影を登録証明書に実物大に写
　　　　す。

　　イ　アにより作成した登録証明書を申請者に交付する。

　（2）電算端末機を設置していない区役所出張所

　　ア　所定の複写機により登録を受けている印鑑の印影を登録証明書に実物大に写
　　　　す。

　　イ　複写機を使用することができない特別の事情があるときは，申請者に登録を受け
　　　　ている印鑑の提示を求め，登録証明書に押印し，その印影が登録を受けている
　　　　印鑑の印影に相違ないことを確認する。

　　ウ　ア又はイにより作成した登録証明書を申請者に交付する。

第6　その他

　1　関係人に対する質問

　　　印鑑の登録又は証明の確実性を保つために，疑義があるときは，必要な範囲にお
　　いて，関係人に対し質問し，又は印鑑その他必要と認める書類の提示を求める。

　2　閲覧の禁止

　　　登録原票その他印鑑の登録及び証明に関する文書は公開しない。これは印鑑の
　　重要性に鑑み，一般の閲覧を禁止したものであって，印鑑又は登録証明書の偽造，
　　盗用等の不正防止のためである。ただし，検察官，警察官が令状を提示して捜査も
　　しくは押収するとき，又は裁判所から文書の提出を求められたとき等は，これに応じ
　　て差し支えない。

　3　登録原票の取扱い

　（1）印影に係る原票の保管場所

　　　　印鑑登録を受けている者が登録を受けている以外の区等に住所異動をした場合であ
　　　っても，最初に登録を受け付けた区役所，区役所支所又は区役所出張所で保管する。

　（2）登録の抹消に伴う登録原票の整理を行う場所

　　　　登録原票を保管している区役所，区役所支所又は区役所出張所で行う。

　4　申請書等の様式

　　　印鑑登録事務で使用する申請書等の様式は次のとおりとする。

　（様式1）印鑑登録申請書

　（様式2）登録をしない旨の届出書

　（様式3）印鑑登録証再交付申請書

　（様式4）印鑑登録証亡失等届出書／印鑑登録抹消申請書

　（様式5）印鑑登録証明書交付申請書

　5　申請書等の保管

　（1）保存対象文書

　　ア　抹消した登録原票

　　イ　印鑑登録申請書（添付書類を含む。以下同じ）

　　ウ　回答書及び受領書

　　エ　登録をしない旨の届出書

　　オ　印鑑登録証再交付申請書

　　カ　印鑑登録証亡失等届出書／印鑑登録抹消申請書

　　キ　印鑑登録証明書交付申請書

　（2）保存期間

　　　　抹消した登録原票については，抹消した年度の翌年度から5年間保存する。そ
　　　の他の申請書（添付書類を含む。以下同じ），回答書及び受領書，届出書につい
　　　ては，完結した年度の翌年度から3年間保存する。