新型コロナウイルスの影響に伴う特定非営利活動法人の社員総会の開催方法について

　今般の新型コロナウイルス感染拡大を受け，対面での社員総会ができない場合の代替策についてお知らせしますので，御参考ください。

　　特定非営利活動促進法（以下，「法」という。）第14条の7により，社員総会に出席しない社員は，書面で，又は代理人によって表決をすることができます。また，定款で定めることにより，書面による表決に代えて，電磁的方法（電子メール等）により表決することもできます。

　ただし，これは特定の日時・場所等において社員総会が開催されることが前提の手法であるため，招集を行う理事長等をはじめ，最低限の社員が実際に一堂に会されることが求められます。

※以下「（3）」の「みなし決議」が，社員総会が実際に一堂に会することなく対応できる手法です。

　IT・ネットワーク技術を利用することによって，通常の社員総会時と同等の環境が整備されるのであれば，社員総会を開催したものと認められます。

　ただし，その場合は，役員・社員全員が自由に発言できるようなマイクが準備され，その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性，即時性のある設備・環境が整っていることが必要となります。

　法第14条の9により，理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案した場合において，その提案につき社員全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは，社員総会で可決の決議があったものとみなすことができます。

　みなし決議を運用する場合，通常の社員総会とは異なり，以下の内容を議事録に記載する必要があります。

　・決議したとみなされた事項の内容

　・各決議事項の提案者の氏名又は名称

　・決議があったとみなされた日

　・議事録作成者の氏名

※  みなし決議については，今回のように社員が集まりにくい状況にある場合や，緊急性がある場合などでの運用を推奨しています。通常は法の趣旨に基づき，毎年1回の通常社員総会の開催を努めていただきますようお願いします。