連絡先調書

   平素は，本市子育て支援行政に御理解，御協力を賜り，厚く御礼申し上げます。

　標記の件，昨年度続けて発生した災害等への対応を踏まえ，本市から適時，円滑に情報提供ができるよう，各施設・事業所との連絡体制の構築を進めているところです。

　つきましては，貴施設・事業所における緊急時の連絡先（※1）及びハザードマップ等により確認した浸水想定区域，土砂災害警戒区域への該当・非該当の状況等につきまして，下記により情報提供いただきますよう，お願いいたします。

　また，提供いただいた連絡先等の情報に変更が生じた場合についても，同様の手続きにより，遅滞なく情報提供いただきますよう，重ねてお願いいたします。

　なお，今般，既に連絡先の情報提供をいただいている施設・事業所について，電子メールでの発信準備が整いましたので，今後，本市からの日々の各種通知・お知らせ文等の発信を段階的に電子メールへと移行していく予定（※2）としておりますので，その旨申し添えます。

　（※1）　提供いただく連絡先のうち，PCメールアドレスについては，本市からの日々の各種通知・お知らせ文等の送付先として使用させていただきます。

　（※2）　当面の間は，移行期間として電子メールとFAXを併用します。

　　　　　　なお，移行完了後についても，緊急時やその時々の状況に応じ，適宜，FAXや郵送等，最適な手段により発信いたします。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

1　提出方法

　⑴　提出期限

　　　未提出や提出内容に変更等が生じた場合，その都度，遅滞なく情報提供をお願いします。

　⑵　提出先

　　　幼保総合支援室メールアドレス（[email protected]）

　　　・　提出時のメールタイトルを「緊急連絡先　○○保育園」としてください。

　　　・　電子メールが使用できない場合，FAX（251－2950）でご提出ください。

　⑶　提出物

　　○　新たに提出する場合

　　　　別紙1「保育施設・事業所　連絡先調書」

　　○　提出済みの内容を変更する場合

　　　　別紙2「保育施設・事業所　連絡先調書変更届」

　　　・本市ホームページ（京都市情報館）に，様式を掲載しています。

2　留意事項

　⑴　連絡先調書の作成時の注意点について

　　　メールアドレス及び電話番号の数字やアルファベットの誤認を防ぐ観点から，原則，連絡先調書はPCによる作成と電子メールでの提出をお願いいたします。PCが使用できない等の理由により，手書きでの作成やFAXでの提出をされる場合は，数字やアルファベットが正確に認識できるように記入をお願いします。

　⑵　PCメールアドレス未所持の施設・事業所について

　　　PCを設置しておらず，PCメールアドレスをお持ちでない施設・事業所に限り，本市からの日々の各種通知・お知らせ文等を，FAX又は郵送にて発信します。PCを設置された段階で，PCメールアドレスの提出をお願いします。

　⑶　個人情報の取扱いについて

　　　連絡先調書には，緊急時に備え，園長や主任，その他緊急時に連絡をさせていただくべき方の携帯電話の番号やメールアドレスを記載する欄を設けております。これらの記載は任意ですが，各施設・事業所の代表者1名（施設長・管理者等）の連絡先については，記載いただきますよう，お願いいたします。

　　　なお，連絡先調書により知り得た個人情報については，当室において厳重に管理し，業務上，必要がある場合においてのみ，使用します。

　⑷　電子メールでの連絡に係る留意事項について

　　○　幼保総合支援室から各施設・事業所への連絡

　　　・タイトルは，「【幼保室】○○について」（例）として送信します。

　　　・各園においては，少なくとも1日1回以上，受信確認をお願いします。

　　　・京都市の情報セキュリティの関係により，添付ファイルについては，パスワードを設定した圧縮ファイルの形式でお送りします。

　　　　解除パスワードは，「hoiku」に設定いたします。（平成31年4月現在）

　　○　各施設・事業所から幼保総合支援室への連絡

　　　・電子メールにより，申請手続や提出書類等の送付を行う場合は，

　　　　[email protected]宛てに送信してください。

　　　・タイトルは，「○○について　□□保育園（4桁コード）」（例）とし，タイトルで件名及び園名がわかるようにして送信してください。