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規約・議事録の作成や集会・決議の電子化

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2010年4月23日

管理について

 

 

 区分所有法の改正によって,パソコンで作成した規約をそのまま正式な規約として保存したり,電子メールで議決権を行使することができるようになりました。

<具体的には,以下の3つのことができるようになりました>

  1. 規約や議事録を電磁的記録として,つまりパソコンなどで作成したデータをそのまま保管することができます。
  2. あらかじめ,規約や集会の決議があれば,書面による議決権の行使を電磁的方法でも行えます。
  3. 区分所有者全員の合意があれば,集会を開かずに電磁的方法による決議をすることができます。この決議は,集会の決議と同じ効力をもちます。

活用の方法は?

 今回の法改正の目的は,リゾート型マンションなどのように区分所有者が全国に散在し,集まりにくい状況がある場合があること,また生活様式の多様化で臨時総会を頻繁に開くことが困難となってきており,どんな状況でも総会の招集を必要とすると機動的な組織運営の妨げになることなどから設けられたものです。
 新築マンション向けには,管理組合と居住者のみが利用する構内メール機能で,構内LANの中で委任状や書面決議等のメールをやりとりできたり,パソコンではなく,タッチパネル式の端末を使ったりするシステムの開発なども進んでいるようです。既存マンションでも,議決権を電子メールで受け付けるなどの活用法が考えられそうです。

 

気をつけることは?

 電磁的方法を用いた決議は,区分所有者全員の合意さえとれれば,集会で行う決議であれば,どのような決議でも行えることとなります。しかし,集会で議論をして結論を導くプロセスは,区分所有者の意見を管理組合活動に反映させる重要な機能をもっています。通常,電磁的方法による決議は,特に集会を開催して議論をしなくてもよいと判断される事柄に限って行うべきでしょう。
 また,電磁的記録の改ざん防止や電子メールの本人確認の方法等,改正法を活用するためには一定の設備と知識が必要であり,活用にあたっては,事前に管理組合内で十分に検討することが必要です。
いずれの活用法も集計決議や規約改正が必要となってきますので,導入の手続きも怠らないようにしましょう。

 

 

 

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