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介護保険申請書類における個人番号(マイナンバー)の取扱いについて

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2016年1月4日

介護事業者における申請代行手続の留意点

 マイナンバー制度開始に伴い,介護保険分野においても介護保険法施行規則で記載事項が規定される申請書類等にマイナンバーを記載するよう改正が行われ,平成27年12月15日付けで厚生労働省から事務取扱に係る留意点が示されました。これを受け,本市でも要介護認定申請書などの申請書類にマイナンバー記載欄を設け,運用を開始します。

 

 要介護認定等の申請手続を代行して行う際は,下記のことに留意してください。

 

■ 利用者への説明

 要介護認定の申請については,介護事業者を通じて申請される方向けに説明用チラシを作成しています。

 申請代行に際して,利用者への説明を行うときなど必要に応じて活用してください。

1 マイナンバー記載欄を設ける申請書類

 本市においては,次の一覧表のとおりです(ダウンロードはこちらから)。

申請書類

2 適用日

 平成28年1月1日以降の申請分から,原則としてマイナンバーの記載を求めます。適用日以降は,マイナンバー記載欄のある新様式を使用してください。なお,当面の間は旧様式の使用も認めますが,その場合でも各申請書類右肩空白部分にマイナンバーを記載してください。

3 原則的な運用方法について

 介護保険制度においては,基本的に被保険者本人からマイナンバーの提供を受けることになります。この際,介護保険法第27条第1項に基づき要介護認定申請を代行するなど,介護事業者等が被保険者本人に代わってマイナンバーが必要な申請書を提出する場面が多分に想定されます。

 つきましては,介護事業者において申請手続を代行するときは,次のとおり対応してください。

 

 マイナンバー法の規定により,各区・支所の窓口において,申請書類の受付に際して,申請者が代理人のときは「1,代理権の確認」を行います。また,記載されたマイナンバーが正しいかどうかの「2,番号確認」と,「3,代理人の身元確認」を行います。

【1,代理権の確認】

 法定代理人の場合はその資格を挙証する書類により行い,任意代理の場合は委任状により行いますが,これらのほか,被保険者本人の介護保険被保険者証など官公署から本人に対して発行する書類により確認します。

・ 負担限度額認定申請など,従来から提出依頼状の添付を求めていた申請書については,これまで同様に添付してください。

・ 介護保険法第27条第1項に基づく要介護認定申請については,申請書の提出代行者欄に事業者の名称を冠し記名押印することになるので,「代理権の確認」及び「代理人の身元確認」書類は必要ありません。

【2,本人の番号確認】

 被保険者本人の「個人番号カード」,「通知カード」若しくは「マイナンバーが記載された住民票」の写しの添付が必要です。

【3,代理人の身元確認】

 代理人の個人番号カード,運転免許証 等を提示していただきます。介護事業者による代行申請の場合は,介護支援専門員証等が考えられます。

 

(備考)

■ 郵送で申請手続を行うときは,被保険者本人の「番号確認」ができる書類の写しを添付してください。

■ 本人が認知症等で意思表示能力が著しく低下しており,代理権の授与が困難である場合には,申請書のマイナンバー欄は空欄のまま預かってください。その際,書類の写しの添付は必要ありません。

4 留意事項

・申請書へのマイナンバー記入は,基本的に被保険者が行いますが,本人による記入が難しいときは,ケアマネジャー等が代筆しても差し支えありません。

・居宅介護支援事業所や介護保険施設の職員が代行申請を行うことは可能ですが,この場合,代理人は代理権の範囲内(申請行為の授権のみ)で業務を行うこととなるため,これを超える範囲で利用者のマイナンバーを取扱うことは認められていません。

・このため,委任の範囲を超えて,申請時に視認した利用者のマイナンバーを記録,コピーして保管するなどの行為がないよう十分に注意してください。例えばマイナンバーを記載した申請書類の写しを事業者にて保管する必要がある場合は,マイナンバーの記載を復元ができない程度に抹消する必要があります。

・「番号確認」書類には写しの添付が必要ですが,介護事業者が利用者の個人番号カードを預かるなどしてコピーを取ることは,マイナンバーの取扱上適当でないため,被保険者自ら書類の準備(コピーのうえ代行事業者へ渡すこと)が困難なときは,書類の添付を必ずしも要しません。

・申請書類については,本市への提出までの間,一時的に預かる場合が想定されますが,紛失や盗難のリスクを十分に認識したうえで厳重な保管対策を講じるなどの対応をお願いします。

5 申請代行時の配慮

適用日(平成28年1月1日)以降は,原則,マイナンバー記載が必要ですが,利用者が高齢者であること等に鑑み,申請代行時の対応について配慮を行い,次のような場合は,マイナンバー欄を空欄として預かることもやむを得ません。

 

・被保険者が自己のマイナンバー記入を拒否している場合,記入が必要であることを説明してもなお協力が得られないとき。

・直ちに保険給付を必要とする被保険者が,通知カードを紛失するなど,申請書類へのマイナンバー記載ができず,通知カードの再取得手続も困難な独居者や家族が遠方にいる場合など速やかな手続に支障があるとき。

・その他,上記に類する事情があるとき。

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